Hej! Zastanawiałeś się kiedyś, jak firmy dogadują się między sobą, nie spotykając się twarzą w twarz? Dziś porozmawiamy o umowach zawieranych na odległość między przedsiębiorcami. Brzmi skomplikowanie? Spokojnie, rozłożymy to na czynniki pierwsze.
Czym jest umowa zawierana na odległość?
Najprościej mówiąc, to taka umowa, którą przedsiębiorcy (czyli firmy) zawierają ze sobą, nie będąc fizycznie w tym samym miejscu. Nie siedzą przy jednym stole i nie podpisują dokumentu jednocześnie. Komunikują się na przykład przez telefon, email, internet, albo inne kanały komunikacji. Ważne jest, że strony nie mają ze sobą bezpośredniego kontaktu w momencie zawierania umowy.
Pomyśl o firmie z Warszawy, która zamawia oprogramowanie od firmy z Krakowa. Wszystkie negocjacje, uzgodnienia i podpisanie umowy odbywają się online. To jest właśnie przykład umowy zawieranej na odległość. Inny przykład? Firma z Gdańska kupuje materiały budowlane od hurtowni z Poznania przez platformę internetową. To też się liczy.
Kto to jest przedsiębiorca?
Kluczowe jest zrozumienie, kogo rozumiemy pod pojęciem przedsiębiorca. W polskim prawie, przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna (np. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), a także jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, jeśli prowadzi we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową. Krótko mówiąc, to każdy, kto prowadzi firmę – małą, dużą, jednoosobową czy wieloosobową.
Przykładem przedsiębiorcy jest właściciel sklepu internetowego, prezes zarządu dużej korporacji, a także osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, świadczącą usługi IT. Każdy, kto regularnie zarabia na sprzedaży towarów lub świadczeniu usług, jest traktowany jako przedsiębiorca. Pamiętaj, że istotny jest cel zarobkowy i regularność działania.
Jakie są kanały zawierania umów na odległość?
Sposobów na zawarcie takiej umowy jest mnóstwo! Najpopularniejsze to:
- Email: Wymiana wiadomości, w których ustala się warunki umowy i wyraża zgodę na jej zawarcie.
- Telefon: Ustalenia dokonywane ustnie, potwierdzane np. e-mailem z podsumowaniem.
- Platformy internetowe: Specjalne serwisy B2B (Business-to-Business), gdzie firmy składają oferty i akceptują zamówienia.
- Aplikacje mobilne: Coraz częściej używane do szybkiej wymiany informacji i akceptacji warunków umów.
- Faks: Chociaż rzadziej używany, nadal dopuszczalny sposób przesyłania dokumentów.
Wyobraź sobie, że firma produkująca meble wysyła zapytanie ofertowe do firmy produkującej tkaniny obiciowe przez email. Po negocjacjach, akceptują warunki również przez email. To klasyczny przykład.
Co powinna zawierać umowa zawierana na odległość?
Niezależnie od sposobu zawarcia, umowa powinna być jasna i precyzyjna. Musi zawierać wszystkie istotne elementy, aby uniknąć późniejszych nieporozumień. Do najważniejszych należą:
- Określenie stron umowy: Pełne nazwy firm, adresy siedzib, numery NIP i REGON.
- Przedmiot umowy: Dokładny opis tego, co jest przedmiotem transakcji (np. rodzaj towaru, ilość, specyfikacja usług).
- Cena i warunki płatności: Kwota do zapłaty, termin płatności, sposób płatności (np. przelew bankowy).
- Termin realizacji: Kiedy towar ma zostać dostarczony lub usługa wykonana.
- Warunki dostawy: Sposób transportu, koszty dostawy, odpowiedzialność za uszkodzenia.
- Postanowienia dotyczące reklamacji: Procedura zgłaszania wad, termin rozpatrywania reklamacji.
- Warunki odstąpienia od umowy: Kiedy i na jakich zasadach można rozwiązać umowę.
- Prawo właściwe i sposób rozwiązywania sporów: Które prawo będzie miało zastosowanie w przypadku sporów, czy strony godzą się na mediację lub arbitraż.
Załóżmy, że firma budowlana zamawia okna przez platformę internetową. W umowie musi być jasno określone, jakie okna (rozmiar, typ, materiał), ile okien, jaka jest cena za sztukę i całkowita wartość zamówienia, kiedy okna zostaną dostarczone na budowę, kto ponosi koszty transportu, i co się stanie, jeśli okna dotrą uszkodzone.
O czym pamiętać, zawierając umowy na odległość?
Przy zawieraniu umów na odległość, warto zachować szczególną ostrożność i pamiętać o kilku ważnych sprawach:
- Sprawdź wiarygodność kontrahenta: Przed zawarciem umowy, upewnij się, że firma istnieje i jest rzetelna. Możesz sprawdzić jej rejestr w KRS (Krajowym Rejestrze Sądowym) lub CEIDG (Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej).
- Dokładnie przeczytaj umowę: Nie zgadzaj się na nic, czego nie rozumiesz. W razie wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem.
- Zachowuj całą korespondencję: Emaile, wiadomości z platform internetowych, potwierdzenia zamówień – wszystko to może być przydatne w przypadku sporu.
- Zadbaj o bezpieczne połączenie internetowe: Unikaj korzystania z publicznych sieci Wi-Fi, które mogą być niezabezpieczone.
- Płać przelewem bankowym: W ten sposób masz dowód dokonania transakcji.
Wyobraź sobie sytuację, w której zamawiasz towary od nowej firmy przez internet. Zanim zapłacisz, sprawdź jej opinie w internecie i upewnij się, że ma prawidłowy adres siedziby i numer NIP. Jeśli coś wzbudzi Twoje wątpliwości, lepiej zrezygnuj z transakcji.
Specyfika umów na odległość – podsumowanie
Umowy zawierane na odległość to norma w dzisiejszym świecie biznesu. Ważne jest, aby rozumieć, na czym polegają, jakie elementy powinny zawierać i jak chronić swoje interesy. Pamiętaj o dokładnym sprawdzeniu kontrahenta, uważnym czytaniu umów i zachowywaniu dokumentacji. Dzięki temu unikniesz problemów i będziesz mógł bezpiecznie prowadzić interesy na odległość.
Mam nadzieję, że ten artykuł pomógł Ci zrozumieć temat umów zawieranych na odległość między przedsiębiorcami. Pamiętaj, że wiedza to podstawa bezpiecznego działania w świecie biznesu!
