Chcesz napisać formalny list po angielsku? Świetnie! To umiejętność, która przyda się w wielu sytuacjach. Zaczniemy od podstaw.
Co to jest formalny list?
Formalny list to rodzaj korespondencji, którego używamy w sytuacjach oficjalnych. Na przykład, gdy piszemy do firmy, urzędu, profesora, lub osoby, której nie znamy osobiście. Pomyśl o tym jak o stroju na ważną uroczystość. Nie założysz przecież dresów, prawda? Podobnie tutaj, musimy zachować odpowiedni ton i strukturę.
Formalność przejawia się w używanym języku, strukturze listu i sposobie zwracania się do odbiorcy. Nie używamy slangu, skrótów typowych dla SMS-ów, ani potocznych wyrażeń. Mówiąc krótko, musimy być profesjonalni.
Pierwszy krok: Nagłówek (Heading)
Każdy formalny list zaczyna się od nagłówka. Umieszczamy go w prawym górnym rogu strony. Nagłówek zawiera Twój adres i datę. Adres piszemy pełny, zaczynając od numeru domu i ulicy, przez kod pocztowy i miasto, aż po kraj (jeśli piszesz do kogoś za granicą).
Na przykład:
123 Example Street
00-000 Warsaw
Poland
October 26, 2023
Zwróć uwagę na format daty! W Stanach Zjednoczonych najpierw piszemy miesiąc, potem dzień, a na końcu rok. W Wielkiej Brytanii i większości Europy dzień, miesiąc i rok. Możemy też zapisać datę w formacie numerycznym, np. 26/10/2023 (w Europie) lub 10/26/2023 (w USA), ale w listach formalnych lepiej unikać tej formy.
Drugi krok: Adresat (Inside Address)
Poniżej nagłówka, po lewej stronie, umieszczamy dane adresata, czyli osoby lub instytucji, do której piszemy. Robimy to w podobny sposób jak w nagłówku, podając pełną nazwę, adres i ewentualnie numer telefonu, jeśli jest nam znany.
Na przykład:
Professor John Smith
Department of English
University of Example
456 University Avenue
11-111 Example City
USA
Ważne jest, aby sprawdzić pisownię imienia i nazwiska oraz nazwę instytucji. Błąd w adresie może sprawić, że list nie dotrze do celu!
Trzeci krok: Powitanie (Salutation)
Teraz przechodzimy do powitania. To bardzo ważny element formalnego listu, ponieważ pokazuje nasz szacunek do odbiorcy. Wybór odpowiedniego powitania zależy od tego, czy znamy imię i nazwisko adresata.
Znamy imię i nazwisko adresata
Jeżeli znamy imię i nazwisko osoby, do której piszemy, używamy formy: Dear Mr./Ms./Dr. [Nazwisko]. Używamy Mr. dla mężczyzn, Ms. dla kobiet (niezależnie od stanu cywilnego) i Dr. dla osób z tytułem doktora. Pamiętaj o kropce po skrócie tytułu i przecinku po nazwisku.
Przykłady:
Dear Mr. Smith,
Dear Ms. Jones,
Dear Dr. Brown,
Nie znamy imienia i nazwiska adresata
Jeśli nie znamy imienia i nazwiska adresata, używamy bardziej ogólnej formy: To Whom It May Concern,. Oznacza to "Do kogo to może dotyczyć". Pamiętaj o przecinku po tej frazie. Ta forma jest stosowana, gdy piszemy na przykład do działu obsługi klienta w firmie i nie znamy konkretnej osoby.
Przykład:
To Whom It May Concern,
Kiedy unikać "Dear Sir/Madam"?
Tradycyjna forma Dear Sir/Madam powoli wychodzi z użycia, ponieważ jest postrzegana jako przestarzała i mało osobista. Staraj się unikać jej, jeśli to możliwe. Jeśli masz możliwość dowiedzieć się, kto jest adresatem, zrób to.
Czwarty krok: Wstęp (Introduction)
Po powitaniu następuje wstęp, w którym przedstawiamy cel naszego listu. Powinniśmy to zrobić krótko i zwięźle, unikając zbędnych wstępów.
Przykłady:
- I am writing to inquire about... (Piszę, aby zapytać o...)
- I am writing in response to your advertisement... (Piszę w odpowiedzi na Państwa ogłoszenie...)
- I am writing to apply for the position of... (Piszę, aby ubiegać się o stanowisko...)
- I am writing to express my concern about... (Piszę, aby wyrazić moje zaniepokojenie dotyczące...)
Używaj pełnych zdań i unikaj skrótów. Pamiętaj, to list formalny!
Piąty krok: Treść (Body)
W treści listu rozwijamy temat, który zapoczątkowaliśmy we wstępie. Podziel treść na akapity, aby list był czytelny. Każdy akapit powinien poruszać jeden konkretny aspekt tematu. Staraj się pisać jasno i konkretnie, używając formalnego języka.
Unikaj powtórzeń i dygresji. Trzymaj się tematu i przedstawiaj argumenty w sposób logiczny i uporządkowany.
Używaj słownictwa odpowiedniego dla formalnego listu. Zamiast "I want", napisz "I would like". Zamiast "I think", napisz "In my opinion".
Szósty krok: Zakończenie (Closing)
Na zakończenie listu podsumowujemy nasze intencje i wyrażamy nadzieję na odpowiedź lub dalszy kontakt. Używamy standardowych zwrotów grzecznościowych.
Standardowe zwroty zamykające
Najpopularniejsze zwroty zamykające to:
- Yours sincerely, – Używamy, gdy znamy imię i nazwisko adresata (używamy po Dear Mr./Ms./Dr. [Nazwisko],).
- Yours faithfully, – Używamy, gdy nie znamy imienia i nazwiska adresata (używamy po To Whom It May Concern,).
- Respectfully, - Używamy, gdy piszemy do kogoś o wyższej pozycji (np. do urzędu).
Pamiętaj o przecinku po zwrocie zamykającym.
Siódmy krok: Podpis (Signature)
Po zwrocie zamykającym zostawiamy miejsce na własnoręczny podpis. Podpis powinien być czytelny, ale nie musi być idealny. Najważniejsze, żeby był Twój.
Poniżej podpisu wpisujemy imię i nazwisko drukowanymi literami. To ułatwia identyfikację osoby, która napisała list.
Ósmy krok: Załączniki (Enclosures)
Jeśli dołączamy do listu jakieś dokumenty, informujemy o tym w sekcji Załączniki. Umieszczamy ją na samym dole listu, po podpisie i imieniu i nazwisku.
Możemy napisać: Enclosure: Curriculum Vitae (Załącznik: Curriculum Vitae) lub po prostu Enclosures (2), jeśli dołączamy dwa dokumenty.
Sprawdź!
Zanim wyślesz list, dokładnie go sprawdź pod kątem błędów ortograficznych, gramatycznych i stylistycznych. Poproś kogoś o przeczytanie listu, aby upewnić się, że jest zrozumiały i poprawny. Pamiętaj, schludny i poprawny list to wizytówka Twoja i Twojego profesjonalizmu!
Praktyka czyni mistrza! Im więcej będziesz pisać formalnych listów, tym łatwiej Ci to będzie przychodzić. Nie bój się próbować i eksperymentować. Powodzenia!
