Wyobraź sobie, że składasz rezygnację z pracy w supermarkecie, gdzie pracowałeś dorywczo po lekcjach. Twoi koledzy z pracy i klienci kontaktują się z Tobą drogą mailową. Co zrobić, żeby informować ich, że już tam nie pracujesz?
Właśnie w takiej sytuacji przydaje się autoresponder po odejściu z pracy. To automatyczna wiadomość, która jest wysyłana do każdego, kto wyśle do Ciebie e-mail na Twój służbowy adres, gdy już nie pracujesz w danym miejscu. Pomyśl o tym jak o sekretarce, która automatycznie odpowiada na listy w Twoim imieniu!
Czym jest autoresponder?
Autoresponder, czyli automatyczna odpowiedź, to funkcja dostępna w większości programów pocztowych i systemów do zarządzania e-mailami. Umożliwia ona ustawienie wiadomości, która będzie automatycznie wysyłana w odpowiedzi na każdy przychodzący e-mail.
Wyobraź sobie, że masz zajęcia przez cały dzień i nie możesz odpisywać na wiadomości. Możesz włączyć autoresponder z informacją, że odpowiesz wieczorem. To właśnie jego podstawowa funkcja: poinformować nadawcę, że jego wiadomość została odebrana i czego może się spodziewać.
Po co używać autorespondera po odejściu z pracy?
Głównym celem jest poinformowanie nadawców, że już nie jesteś dostępny pod danym adresem e-mail. Oszczędza to czas nadawców, którzy w przeciwnym razie mogliby czekać na Twoją odpowiedź w nieskończoność. Dodatkowo zapobiega to powstawaniu nieporozumień.
Pomyśl o tym, jakbyś zmienił numer telefonu. Nie chciałbyś, żeby Twoi znajomi dzwonili na stary numer bez końca, prawda? Autoresponder pełni podobną funkcję w świecie e-maili.
Kluczowe elementy autorespondera po odejściu z pracy
Dobry autoresponder powinien zawierać kilka kluczowych informacji. Oto one:
- Potwierdzenie odbioru wiadomości: Pokaż, że wiadomość dotarła. Możesz użyć formułki typu: "Dziękuję za wiadomość."
- Informacja o odejściu z pracy: Jasno i zwięźle poinformuj, że już nie pracujesz w danej firmie. Na przykład: "Uprzejmie informuję, że z dniem [data] nie pracuję już w [nazwa firmy]."
- Data Twojego ostatniego dnia pracy: To ważna informacja dla nadawcy, żeby wiedział, kiedy przestałeś odbierać wiadomości.
- Dane kontaktowe do osoby zastępującej: Jeśli to możliwe, podaj kontakt do osoby, która przejęła Twoje obowiązki. Na przykład: "W sprawach związanych z [zakres obowiązków] proszę kontaktować się z [imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] lub numerem telefonu [numer telefonu]."
- Alternatywny kontakt (opcjonalnie): Możesz podać swój prywatny adres e-mail, jeśli chcesz, żeby ludzie mogli się z Tobą kontaktować w sprawach prywatnych. Pamiętaj, że nie musisz tego robić!
- Uprzejme zakończenie: Podziękuj za współpracę i życz wszystkiego dobrego. Na przykład: "Dziękuję za współpracę i życzę wszystkiego dobrego."
Przykładowa treść autorespondera
Oto przykładowy autoresponder, który możesz dostosować do swoich potrzeb:
Temat: Automatyczna odpowiedź – Nie pracuję już w [nazwa firmy]
Treść:
Dziękuję za wiadomość.
Uprzejmie informuję, że z dniem [data] nie pracuję już w [nazwa firmy].
W sprawach związanych z [zakres obowiązków] proszę kontaktować się z [imię i nazwisko] pod adresem [adres e-mail] lub numerem telefonu [numer telefonu].
W pilnych sprawach proszę o kontakt z [imię i nazwisko osoby zarządzającej] pod adresem [adres email osoby zarządzającej].
Dziękuję za współpracę i życzę wszystkiego dobrego.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
WAŻNE: Zanim ustawisz autoresponder, upewnij się, że masz zgodę swojego byłego pracodawcy. Często firmy mają własne procedury dotyczące takich spraw.
Ustawianie autorespondera krok po kroku
Sposób ustawiania autorespondera różni się w zależności od programu pocztowego lub systemu, którego używasz. Ogólna zasada jest jednak podobna:
- Zaloguj się na swoje konto e-mail.
- Znajdź ustawienia. Zazwyczaj znajdują się pod ikoną koła zębatego lub w menu "Opcje".
- Poszukaj opcji "Automatyczna odpowiedź", "Autoresponder" lub podobnej.
- Włącz funkcję autorespondera.
- Wpisz treść swojej wiadomości.
- Ustaw datę rozpoczęcia i zakończenia działania autorespondera. Ważne, żeby data zakończenia była późniejsza niż Twój ostatni dzień pracy. Możesz ją ustawić na kilka tygodni lub nawet miesięcy.
- Zapisz ustawienia.
Przykładowo, w Gmailu możesz znaleźć autoresponder w Ustawieniach (ikona koła zębatego) > Zobacz wszystkie ustawienia > zakładka "Ogólne" > sekcja "Automatyczna odpowiedź".
Dodatkowe wskazówki
- Sprawdź pisownię i gramatykę: Upewnij się, że Twoja wiadomość jest poprawna językowo. Błędy mogą sprawić nieprofesjonalne wrażenie.
- Bądź uprzejmy: Nawet jeśli jesteś sfrustrowany odejściem z pracy, zachowaj uprzejmy ton.
- Przetestuj autoresponder: Wyślij testową wiadomość na swój adres e-mail, żeby upewnić się, że autoresponder działa poprawnie.
- Wyłącz autoresponder: Gdy uznasz, że nie jest już potrzebny, wyłącz go. Inaczej każda wiadomość, nawet ta od Twojej babci, otrzyma automatyczną odpowiedź!
- Pamiętaj o polityce firmy: Upewnij się, że treść autorespondera jest zgodna z polityką firmy. Niektóre firmy mają gotowe szablony, których musisz użyć.
Podsumowanie
Autoresponder po odejściu z pracy to proste, ale bardzo przydatne narzędzie, które ułatwia komunikację po zakończeniu zatrudnienia. Dzięki niemu unikniesz nieporozumień i zapewnisz płynne przekazanie swoich obowiązków. Pamiętaj o kluczowych elementach dobrego autorespondera i dostosuj go do swoich potrzeb. Ustawiając autoresponder, dbasz o swój profesjonalny wizerunek i szanujesz czas innych osób.
Używając autorespondera, pokazujesz, że jesteś odpowiedzialny i dbasz o dobre relacje, nawet po zakończeniu pracy. To cenna umiejętność, która przyda Ci się w przyszłości!
