Wyobraź sobie, że masz ulubioną restaurację. Lubisz tam jeść, ale czy kiedykolwiek zastanawiałeś się, jak właściciel dba o jakość jedzenia i obsługi?
Podobnie jest w firmach i organizacjach. Muszą regularnie sprawdzać, czy wszystko działa tak, jak powinno.
W tym celu stosuje się audyty.
Czym są audyty?
Audyt to nic innego jak obiektywna ocena, analiza i weryfikacja, czy dana organizacja przestrzega ustalonych zasad, procedur i standardów. Myśl o tym jak o kontroli jakości, która pomaga zidentyfikować słabe punkty i obszary do poprawy.
Istnieją różne rodzaje audytów. Dzisiaj skupimy się na trzech głównych:
- Audyt Pierwszej Strony (Audyt Wewnętrzny)
- Audyt Drugiej Strony (Audyt Dostawcy)
- Audyt Trzeciej Strony (Audyt Zewnętrzny)
Każdy z nich ma inną rolę i cel.
Audyt Pierwszej Strony – Samokontrola
Wyobraź sobie, że jesteś uczniem i przygotowujesz się do sprawdzianu. Sprawdzasz swoje notatki, rozwiązujesz zadania z podręcznika i prosisz kogoś z rodziny o przepytanie.
To jest właśnie audyt pierwszej strony, inaczej audyt wewnętrzny.
Przeprowadza go sama organizacja, aby ocenić swoje własne procesy i systemy. Ma na celu identyfikację problemów i obszarów do poprawy wewnątrz firmy.
Kto go przeprowadza? Pracownicy organizacji, często z działu jakości lub wewnętrznej kontroli.
Po co? Aby zidentyfikować błędy, sprawdzić, czy procedury są przestrzegane i przygotować się do ewentualnych audytów zewnętrznych. To taki „próbny egzamin” dla firmy.
Przykład: Dział produkcji w fabryce przeprowadza audyt, aby sprawdzić, czy maszyny są regularnie serwisowane i czy pracownicy przestrzegają zasad bezpieczeństwa.
Korzyści z audytu pierwszej strony:
- Wczesne wykrywanie problemów
- Poprawa efektywności działania
- Przygotowanie do audytów zewnętrznych
Audyt Drugiej Strony – Sprawdzanie Dostawców
Wyobraź sobie, że prowadzisz restaurację i zamawiasz produkty od różnych dostawców. Chcesz mieć pewność, że dostarczają oni świeże i wysokiej jakości składniki.
To jest właśnie audyt drugiej strony, inaczej audyt dostawcy lub audyt klienta.
Przeprowadza go organizacja (klient) u swojego dostawcy, aby sprawdzić, czy dostawca spełnia wymagania i standardy jakościowe. Ma na celu ocenę, czy dostawca jest wiarygodny i czy można mu zaufać.
Kto go przeprowadza? Pracownicy firmy (klienta), którzy odwiedzają siedzibę dostawcy.
Po co? Aby upewnić się, że dostawca dostarcza produkty lub usługi zgodne z umową i standardami. To taka kontrola jakości łańcucha dostaw.
Przykład: Firma produkująca samochody przeprowadza audyt u swojego dostawcy opon, aby sprawdzić, czy opony spełniają wymagania bezpieczeństwa i wytrzymałości.
Korzyści z audytu drugiej strony:
- Zapewnienie wysokiej jakości dostaw
- Zminimalizowanie ryzyka problemów z dostawcami
- Wzmocnienie relacji z dostawcami
Audyt Trzeciej Strony – Niezależna Ocena
Wyobraź sobie, że piszesz egzamin na prawo jazdy. Egzaminator jest osobą niezależną, która obiektywnie ocenia Twoje umiejętności.
To jest właśnie audyt trzeciej strony, inaczej audyt zewnętrzny.
Przeprowadza go niezależna organizacja (np. firma certyfikująca), która nie jest związana z audytowaną firmą. Ma na celu obiektywną ocenę, czy organizacja spełnia wymagania norm i standardów (np. ISO 9001, ISO 14001).
Kto go przeprowadza? Audytorzy z niezależnych firm certyfikujących.
Po co? Aby uzyskać certyfikat, który potwierdza, że firma działa zgodnie z określonymi standardami. To takie „potwierdzenie” jakości i wiarygodności firmy.
Przykład: Firma stara się o certyfikat ISO 9001 i zaprasza firmę certyfikującą do przeprowadzenia audytu systemu zarządzania jakością.
Korzyści z audytu trzeciej strony:
- Zyskanie wiarygodności w oczach klientów i partnerów
- Potwierdzenie zgodności z normami i standardami
- Poprawa wizerunku firmy
Podsumowanie
Audyty są niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania każdej organizacji. Pomagają w identyfikacji problemów, poprawie efektywności i budowaniu zaufania.
Pamiętajmy:
- Audyt Pierwszej Strony – samokontrola
- Audyt Drugiej Strony – sprawdzanie dostawców
- Audyt Trzeciej Strony – niezależna ocena
Każdy z tych audytów ma swoje unikalne zalety i odgrywa ważną rolę w zapewnieniu wysokiej jakości i bezpieczeństwa.
